Nella parte superiore del primo Prospetto, per ogni singola funzione, sono riportate due informazioni fondamentali : il fabbisogno standard monetario dello specifico Comune - alternativamente nella veste di spesa procapite o di costo unitario – e la corrispondente spesa storica, ottenuta riclassificando e completando i dati del Certificato di conto consuntivo per giungere al calcolo del costo pieno corrente, cioè di un valore che, a parte le spese in conto capitale ,offre una quantificazione del costo di produzione del servizio.
Il prospetto illustra poi l’elenco dei driver valorizzati nella determinazione del fabbisogno standard, l’unità di misura nella quale sono espressi ed il segno, ove il valore positivo significa che all’aumentare del driver stesso cresce anche il fabbisogno riconosciuto. Le tre colonne che seguono costituiscono il cuore del benchmarking. Nella prima viene infatti riportato il valore che ciascun driver assume nel Comune, confrontabile con analoghi valori di benchmark, disponibili in due diverse tipologie. La prima (benchmark predefinito), a seconda della classe dimensionale, è calcolata come media dei Comuni della stessa classe dimensionale e della stessa provincia (sotto i 50.000 abitanti), oppure come media nazionale per quella dimensione (oltre i 50.000 abitanti). La seconda tipologia offre all’utente la possibilità di costruirsi un benchmark personalizzato, come media di un gruppo di comuni prescelti.
Nell’ultima colonna, infine, si può apprezzare l’effetto in euro che la differenza di ciascun driver rispetto al benchmark selezionato comporta nel determinare il fabbisogno standard del comune, sempre come differenza rispetto al valore di benchmark
Questa modalità di esposizione consente al singolo Comune da un lato di verificare i dati che concorrono alla determinazione del proprio fabbisogno e, al tempo stesso, di valutare come il proprio fabbisogno viene costituito rispetto agli altri Comuni con caratteristiche simili. In effetti il Comune può così vedere quanto il valore dei driver è lontano dal valore di benchmark e quanto questo comporta in termini di euro procapite o per unità di output.
I driver sono raggruppati in base alla loro natura, così come illustrato in Figura 2 e 3. Si ha innanzitutto un primo elemento generale, riconducibile al fatto se all’aumentare della dimensione demografica sono sfruttabili economie di scala (diminuzioni di costi, segno negativo) oppure se invece si debbano mettere in conto diseconomie (aumenti di costi, segno positivo). Segue un ampio gruppo di grandezze connesse al contesto di domanda e offerta, ove figurano elementi strutturali, grandezze socio-economiche caratterizzanti l’ambito in cui opera il Comune, ma anche tipiche scelte gestionali operate dall’amministrazione stessa.
L’elenco delle determinanti è chiuso dal gruppo delle grandezze relative ai vari Costi unitari dei fattori produttivi, volto a tenere conto delle diverse condizioni dei mercati locali. Questo gruppo di grandezze è costituito in generale dal costo del lavoro e da quello d’affitto dei locali necessari per svolgere il servizio. Si hanno poi una serie di grandezze specifiche per i vari servizi: costo d’uso del veicolo, prezzo comunale della benzina, costo dei servizi informatici, ecc.
Per queste grandezze viene presentato solo il loro effetto complessivo e non appare il raffronto con il benchmark in quanto in sede applicativa il loro valore è già normalizzato secondo un criterio dimensionale e geografico. Fa eccezione il prezzo della benzina il quale, ove rilevante, è illustrato separatamente.
Nel caso dei servizi modellati attraverso funzioni di costo e riportati nella Piattaforma dedicata ai Fabbisogni standard, e cioè Asili Nido e Istruzione, il set dei driver è naturalmente completato dalla grandezze relative all’output.
Va ricordato infine che in questo prospetto non vengono riportati i driver che figurano in sede di stima (cioè di spiegazione della spesa storica) ma che poi sono sterilizzati ai fini delle determinazione del fabbisogno. Questi driver sono invece ripresi nel secondo prospetto della piattaforma.
Il secondo prospetto è dedicato agli indicatori gestionali che, pur non rientrando nella determinazione dei fabbisogni standard, possono aiutare a comprendere la differenza fra il fabbisogno standard attribuito e la spesa storica. Questa differenza è l’esito di fenomeni complessi, non facilmente riducibili ad un’unica causa, ma spesso da attribuire ad un’ampia costellazione di elementi. La spesa può essere maggiore perché si produce di più (servizi modellati con funzioni di spesa), con maggiore qualità (servizi modellati con funzioni di costo) oppure non si sono sfruttati tutti i possibili guadagni di efficienza, ed ancora si potrebbe aver sopportato costi maggiori in fase di acquisto.
Il secondo prospetto è costruito da un insieme di grandezze di numerosità variabile a seconda della funzione considerata. Di seguito se ne illustrano le grandezze disponibili nella maggior parte delle funzioni fondamentali, prendendo spunto dalla Polizia locale.
