Individuare il codice univoco ufficio, in assenza di idonea comunicazione da parte dell'amministrazione destinataria, e gestire eventuali fatture cartacee, emesse in tale formato prima del termine di avvio (si veda l'articolo qui a fianco), costituiscono due delle attività di tipo non esclusivamente tecnologico che devono essere state affrontate e risolte per tempo.I destinatari

Fondamentale è innanzitutto capire se un'amministrazione rientra o meno tra i destinatari obbligatori di fatture elettroniche. Di grande ausilio risulta la circolare 1 del 9 marzo 2015 a firma congiunta della presidenza del Consiglio dei ministri - dipartimento della Funzione pubblica - e del ministero dell'Economia e delle finanze. Le classi di amministrazioni destinatarie non sono solamente quelle di cui all'elenco Istat, ma anche le autorità indipendenti e, comunque, le amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2 del decreto legislativo 165/2001. A questo proposito, l'Agenzia per l'Italia digitale (Agid) ha pubblicato il 17 marzo un comunicato, informando della pubblicazione di una lista dei soggetti che, dalle rilevazioni effettuate al 15 marzo 2015, non risultavano ancora registrate nell'Indice delle pubbliche amministrazioni (Ipa). Il codice univoco ufficio, attribuito dall'Ipa a seguito dell'accreditamento delle amministrazioni, costituisce un elemento non solo obbligatorio nei flussi di fatturazione ma anche indispensabile e funzionale alla corretta veicolazione delle fatture al destinatario. In effetti può capitare che un ente pubblico abbia più Ipa e che il fornitore operi contestualmente su più uffici. In questo caso sarà necessario indirizzare ciascuna fattura all'Ipa di riferimento di ciascun contratto.

Il codice

La registrazione su Ipa e un'attività propedeutica per la transizione al sistema elettronico di fatturazione, garantendo l'identificazione degli uffici che, all'interno delle amministrazioni, devono recepire le fatture. Sono a qiesto riguardo ancora assolutamente applicabili le indicazioni già rese dal Dipartimento delle Finanze con la circolare 1 del 31 marzo 2014 che impone, in capo a ciascuna pubblica amministrazione, l'obbligo di comunicare ai propri fornitori il codice univoco ottenuto dall'Ipa in modalità tale da permettere l'associazione con i contratti vigenti. A ciascuna amministrazione che si accredita in Ipa viene innanzitutto attribuito un codice corrispondente all'ufficio centrale di fatturazione elettronica. Questo codice deve essere utilizzato solamente se il fornitore non ha ricevuto dall'amministrazione la comunicazione del codice univoco ufficio destinatario della fattura.

L'interscambio

Sulla base dei dati fiscali di destinazione, presenti sulla fattura, il Sistema di interscambio, attraverso cui transitano tutti i flussi elettronici, verifica comunque l'esistenza o meno in Ipa di un ufficio, non centrale, preposto al ricevimento. In caso di riscontro positivo, il Sdi invia al mittente una notifica di scarto segnalando contemporaneamente l'ufficio competente. In caso contrario, la fattura viene inoltrata all'ufficio centrale individuato dall'amministrazione.

Potrebbe accadere invece il diverso caso in cui il fornitore, non avendo ricevuto alcuna comunicazione dall'amministrazione, riscontri in Ipa anche l'assenza di un ufficio centrale. In questa ipotesi, occorre indicare in fattura il valore di default indicato nelle specifiche tecniche operative predisposte da Agid e agenzia delle Entrate. Il Sdi, analogamente al caso precedente, verifica l'esistenza in Ipa di un unico ufficio destinatario respingendo eventualmente la fattura con notifica di scarto e indicando il codice ufficio da utilizzare.

Il via libera

In tutti gli altri casi il Sdi rilascia al fornitore una «Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito». La fattura in esso contenuta viene considerata in questo caso emessa. Può essere quindi recapitata all'amministrazione dal fornitore trasmettendo l'attestato tramite un servizio di posta elettronica, altro canale telematico, ovvero mettendola a disposizione tramite portali telematici che consentano di effettuare il download dell'attestato e della fattura elettronica nello stesso inclusa.